Sobre los CSV

 ¿Qué es CSV?

CSV son las siglas de Código Seguro de Verificación. Un código seguro de verificación es una combinación de letras, números y símbolos que sirve para identificar un documento concreto y no puede compartirse con otro documento. Es decir, que cada CSV es único e identifica solamente a un documento.

El Cabildo de Tenerife incorpora los CSV en un pie de página que añade a los documentos de la manera siguiente:

1. Cada página del documento es escalada en una proporción suficiente como para que quepa el pie de página.
2. Después de escalar cada página se añade el pie de página.

El documento resultante de este proceso se parecerá al original (porque contendrá las mismas páginas y el mismo contenido) pero se verá más pequeño porque se ha tenido que hacer espacio para añadir el pie de página. Recuerda que el documento con el pie de página es solo una representación visual del documento original y podría tener discrepancias debidas al proceso de escalado (como por ejemplo que algunas partes se vean demasiado pequeñas o que no sean legibles). No te preocupes por esto, porque gracias al CSV podrás acceder al documento original cuando lo necesites. Esto se explica más abajo.

La Sede Electrónica del Cabildo de Tenerife indica en el pie de página un CSV para el documento original. Además, si el documento estuviera firmado electrónicamente, se indicaría un segundo CSV para poder acceder a la firma electrónica. Esto es cierto para las firmas electrónicas "desacopladas" del documento firmado, que parece un concepto extraño pero es suficiente con saber que no todas las firmas electrónicas "se ven" en los documentos firmados. Por ejemplo, los documentos PDF firmados pueden mostrarte un texto o un sello que visualmente te da una pista de quién lo firmó. Pero otros tipos de documentos no pueden contener esas pistas visuales, por lo que las firmas de esos tipos de documentos vienen en un fichero aparte. La Sede Electrónica del Cabildo de Tenerife trabaja siempre con firmas en ficheros aparte y de ahí que veas dos CSV en los documentos firmados que genera la Sede (recuerda, un CSV para el documento original y el otro para la firma).

¿Cómo se utilizan los CSV?

Hay varios casos en los que los CSV te van a ser de utilidad. Por ejemplo:

• Si tienes la necesidad de demostrar que un documento está en poder de la Sede Electrónica del Cabildo de Tenerife.
  Dándole a terceras personas el documento con el CSV, esas personas podrán acceder a la Sede Electrónica y descargar una copia del documento. Al poder descargarlo, verán que dicho documento está efectivamente en poder del Cabildo de Tenerife, que coincide con el que tú les dabas y que no es una invención tuya. Un ejemplo de este caso sería que tuvieras que demostrar que presentaste una solicitud para algún tipo de procedimiento.
• Si quieres verificar que un documento está firmado electrónicamente por quien dice haberlo firmado.
  Es importante que nunca te fíes de que un documento diga que está firmado por tal o cual persona. Esos textos se pueden manipular para hacerte creer lo que no es y además es un procedimiento muy sencillo al alcance de cualquier persona que sepa manejar un programa de edición de PDF o de ofimática. La única forma de asegurar que los documentos están firmados por quienes dicen haberlos firmado es que descargues tú los documentos y sus firmas correspondientes (si no vienen ya incluidas en el propio documento) y los verifiques personalmente. Para poder descargar todo esto están los CSV pero no te preocupes por ahora: más adelante te explicaremos cómo proceder para la verificación de documentos.

¿Dónde están los CSV?

Más arriba hablábamos de un pie de página que contendría una serie de datos. Los CSV están en ese pie de página que el Cabildo de Tenerife añade, pero hay más datos para ayudarte a acceder a los documentos originales. Los datos del pie de página son:

• El CSV del documento original (es decir, el documento sin añadirle el pie de página, sino tal cual fue subido a la Sede Electrónica).
• El CSV de la firma electrónica, en los casos en los que el documento esté firmado electrónicamente. Si se trata de un documento que no está firmado, no aparecerá este CSV en el pie de página.
• La URL (dirección web) para que puedas descargar el documento original cuando lo necesites.
• La URL para descargar la firma electrónica, en los casos en los que el documento esté firmado electrónicamente. Si no está firmado, no aparecerá esta URL en el pie de página.

Además de estos datos, verás que hay un código QR a la izquierda del pie de página (y, si el documento está firmado, habrá otro código QR a la derecha del pie de página). Los códigos QR son una especie de "códigos de barras", pero de forma cuadrada, pensados para que los lean los ordenadores, móviles, etc. Es la misma tecnología que usan, por ejemplo, los supermercados o los cines para que sus sistemas informáticos "lean" los datos. En nuestro caso, esos códigos QR han sido puestos en el pie de página para que te sea cómodo hacer la descarga de los documentos desde un móvil o cualquier otro dispositivo que tenga cámara y pueda leer los códigos QR. Usarlos es equivalente a escribir las URL's que están en los datos del pie de página:  conducen al mismo sitio y descargan los mismos documentos. Por lo tanto, para descargar cualquiera de los documentos por CSV puedes optar por escribir la URL del documento en un navegador o usar tu móvil, tablet o dispositivo similar para que lea el código QR y haga la descarga del documento.

La información de la firma electrónica

Debajo de los datos de CSV y los códigos QR y siempre que el documento esté firmado, verás una relación de las personas firmantes. Lo habitual es que el documento esté firmado por ti o por la Sede Electrónica, pero en otros casos puede haber más de una persona firmante. Todas las firmas encontradas figurarán en esa relación. Además de las identificaciones de las personas firmantes, es posible que veas una fecha y hora de la firma. Esa fecha y hora solo estará disponible en las firmas que dispongan de sello de tiempo, como por ejemplo las que realiza la Sede Electrónica. Los sellos de tiempo se usan para dar fe de que el documento sellado existía en el momento del sello. Es decir, que si por ejemplo el documento estuviera sellado con fecha de 1 de enero, nadie podría negarte que existía en esa fecha ni podrían decirte que ese documento lo escribiste en una fecha posterior. Desde el punto de vista de la tramitación de procedimientos, te puede servir para dar fe de que presentaste una solicitud dentro del plazo correcto.

Notas sobre los sellos de tiempo

Ten en cuenta que los sellos de tiempo se hacen en un instante concreto del tiempo, independientemente de la zona horaria en la que te encuentres (Canarias, España peninsular, etc). Además de la zona horaria también afecta el momento del año (por aquello del horario de verano o de invierno), por lo que para evitar malinterpretaciones de cuándo exactamente se aplicó el sello de tiempo en el documento, la Sede imprime siempre la hora en zona UTC. UTC son las siglas de Universal Time Coordinated, que significa "Tiempo Universal Coordinado" y es un estándar de tiempo usado ampliamente en Internet porque no varía con las estaciones del año. Para lo que nos concierne, es práctico pensar que coincide con GMT.

Además de lo anterior, tenemos que decirte que los sellos de tiempo no se generan en el Cabildo, sino que tenemos que pedírselos a un proveedor de confianza. Por lo tanto, los sellos que aplicamos a tus solicitudes tienen siempre un pequeño retraso de unos segundos respecto de la fecha y hora en la que presentas dicha solicitud. Ese retraso se debe a que, una vez que nos presentas una solicitud, nuestros sistemas informáticos tienen que recoger tus datos, validar tu firma y enviarla al proveedor para que la selle. Si bien este proceso suele tardar unos pocos segundos, siempre cabe la posibilidad de que el proveedor estuviera sufriendo un problema técnico. Esos casos son muy infrecuentes, por lo que en general dispondrás de un sello de tiempo muy aproximado a la fecha de presentación. En caso de que el sello llegase con demasiado retraso, por ejemplo por una caída de los servicios de sellado del proveedor, no te preocupes: a efectos de la tramitación, el Cabildo de Tenerife tiene en cuenta la fecha y hora en la que presentaste, no la del sello. El sello es solamente un "plus" que añadimos, una garantía extra para ti, que funcionará prácticamente siempre, pero que si un día no está, no debes preocuparte.

Descargar documentos con el CSV

¿Cómo puedo hacerlo?

La Sede Electrónica del Cabildo de Tenerife tiene una página accesible desde Servicios de la sede --> Verificación de documentos electrónicos que puedes usar para descargar cualquier documento del cual conoces su CSV. La página es muy sencilla de usar:

1. Escribe el CSV en el campo Número documento  (hay una imagen de ejemplo para ayudar a localizar el CSV, pero debido a que hay muchos tipos de pies de página, la imagen puede variar de un tipo a otro).
2. Resuelve el captcha.
   El captcha se basa en un cálculo sencillo que debes resolver. Ese cálculo será una suma, resta o multiplicación de números pequeños, de modo que puedas calcularlo con poco esfuerzo. De todos modos, si la fórmula te resultase complicada de leer, hay un botón que te permite generar una fórmula diferente y que puedes usar cuantas veces quieras hasta que encuentres una que sí veas con claridad. Pues bien, lo que debes escribir no es la fórmula en sí, sino el resultado del cálculo. Por ejemplo, si la fórmula dice "5 + 1", lo que debes escribir es "6".

Después pulsa descargar para obtener el documento. Si el CSV es válido y el resultado de la fórmula es el correcto, el documento se descargará.

Validar documentos firmados electrónicamente

¿Cómo puedo hacerlo?

Lo primero que debes hacer es descargarte el documento original que quieres verificar (usando el CSV del documento) y descargarte el fichero con la firma electrónica (usando el CSV de la firma). Después puedes utilizar un programa de verificación de firmas electrónicas de tu elección. Como no todas las personas tienen (ni conocen) programas de verificación de firmas, la Admón. Gral, del Estado pone a disposición de la ciudadanía un servicio gratuito llamado VALIDe para que puedas verificar cualquier firma. Para usar VALIDe:

1. Visita su página web en   https://valide.redsara.es/
2. Allí encontrarás diferentes apartados para validar firmas, certificados, etc. El caso que nos ocupa es el de validar firmas, así que elige ese apartado.
3. Te pedirá el fichero con la firma, no el documento original. Ojo, que esto confunde un poco. También deberás resolver un captcha sencillo.
4. Cuando hayas enviado la firma, te pedirá que subas el documento original. Esto es opcional, pero es importante que lo hagas para que el servicio te confirme que el documento firmado es el original y que no ha sido modificado.
5. Después de aportar todo, verás un informe con los datos de las personas firmantes y, si disponen de sello de tiempo, la información sobre cuándo se sellaron las firmas.

Nota: hablo en plural, "firmas", porque un documento puede haberse firmado por más de una persona y en diferentes instantes de tiempo. El fichero de firma contendría todas ellas.